Bestuur, Dienstverlening en Bedrijfsvoering

Onze bedrijfsvoering ondersteunt de realisatie van de gestelde doelen

Doel 9.1.4 Bedrijfsvoering | Begroting 2025

Zie activiteiten

• Een belangrijke activiteit in 2025 binnen doel 9.1.4. was de overgang naar een nieuw financieel systeem: ERPx. Overgang naar een nieuw systeem was nodig, omdat het oude systeem (OneWorld) niet meer voldoet aan de eisen van een modern financieel systeem en ook het onderhoud vanuit de leverancier daardoor de komende periode afgebouwd zal worden. De impact van overgang naar een nieuw financieel systeem is dermate groot dat 2025 veelal in het teken heeft gestaan van deze overgang. Er is hard gewerkt aan het stroomlijnen van financiële processen, omzetten van rekenschema’s en inrichting van het nieuwe systeem. Zodoende dat betalingen kunnen plaatsvinden, in overeenstemming met de juiste wettelijke en gemeentelijke normenkaders. Doel van deze activiteit was de livegang op 1 januari 2026, welke succesvol heeft kunnen plaatsvinden. In 2026 wordt verder gewerkt aan het optimaliseren van de processen en inrichting van rapportages e.d. in het nieuwe systeem.
• We hebben stappen gezet met betrekking tot de doorontwikkeling van de rapportage- en adviesfunctie van de derdelijn. Dit proces zal ook in 2026 verder aandacht krijgen. De integrale procescontrole rondom gegevensbescherming, internal audit en informatieveiligheid zijn uitgevoerd. De juridische kwaliteit is versterkt doordat er een actualisatie van de kaders heeft plaatsgevonden en een klanttevredenheidsonderzoek rondom de behandeling van bezwaarschriften heeft plaatsgevonden.
• Binnen bedrijfsvoering hebben we gewerkt aan het in samenhang uitvoeren van onze primaire en secundaire processen. Sturingsinformatie is hierin van groot belang, waarbij vanuit de bedrijfsvoering afgelopen jaar gewerkt is om minder vanuit individuele bedrijfsvoeringsdisciplines informatie aan te leveren om te kunnen sturen op het realiseren van gestelde doelen in de gehele organisatie en meer vanuit een brede bedrijfsvoeringsblik. De sturingsinformatie waar de bedrijfsvoering in 2025 primair op gericht is geweest heeft betrekking op overzicht en inzicht van beschikbare capaciteit (HR data) en middelen (financiële data).
• Om vanuit logica en samenhang te organiseren in de bedrijfsvoering is meer nodig dan sturingsinformatie. In 2025 is daarom ook aandacht geschonken aan de bedrijfsprocessen van de gemeente Zwolle, waarbij we een werkwijze hebben ontwikkeld en toepassen vanuit het principe van Continue Verbeteren.

De activiteiten van doel 9.1.4 hebben per saldo €2.117.000 minder gekost dan begroot. Dat komt door een positief resultaat van €5.765.000 op de lasten en een positief resultaat van €43.000 op de baten. Daarnaast is er een hogere toevoeging aan de reserve van €3.467.000 en een lagere onttrekking aan de reserve van €223.000. Hieronder worden de grootste afwijkingen op verschillende onderwerpen verklaard:

Directie- en afdelingskosten
Het directiebudget is niet volledig benut. Ook realiseren we een voordeel op de algemene afdelingskosten. Dit geeft een voordelig saldo van €225.000 en €135.000.
Daarnaast zijn voor een aantal specifieke processen incidentele middelen beschikbaar gesteld. Deze activiteiten zijn nog niet volledig afgerond en lopen door in 2026. De resterende middelen van €100.000 voor subsidieverwerving, €75.000 voor pilot inkoop en €50.000 voor communicatie capaciteitsmanagement schuiven we door naar volgend jaar.

Overheadkosten
Er wordt een voordeel behaald van €2.100.000 op de incidentele overhead. Deze kosten komen pas in het 2e jaar. Datzelfde geldt voor de structurele overhead. Hierop realiseren we een voordeel van €1.491.000. Het naijlen van deze overheadkosten zit met name in de toerekening van kosten door ONS-SSC. Voor de standaard aanrekening hanteren zij de aantallen zoals deze in de primitieve personeelsbegroting staat conform "begroting is rekening". Eventuele groei wordt dus pas een jaar later verwerkt. Dat betekent dat de aangerekende kosten in het 1e jaar minimaal zijn.

Nieuw financieel systeem ERPx
De implementatie van het financieel systeem ERPx is nog niet volledig afgerond in 2025. Het resterende budget van €1.065.000 schuiven we door voor de afronding in 2026.

Verzekeringen
Op het eigen risico verzekeringen realiseren we een voordeel van €220.000 door de langslepende verzekeringskwestie rond de hoogwaterschade door storm PIA in 2023. Hiervoor hebben we de kosten genomen in 2023, deze zijn door de verzekering in 2025 gedekt.

Bedrijfsvoeringreserve
Van het resultaat op bedrijfsvoering reserveren we een bedrag van €2.140.000 in de bedrijfsvoeringreserve. De stand van december 2025 is circa €1.2 miljoen. Door de storting van €2.1 miljoen wordt de Bedrijfsvoeringreserve weer aangevuld tot het afgesproken maximum voor 2025 van €3,3 miljoen.