Paragrafen

Organisatieontwikkeling
We hebben gewerkt aan het versterken van onze collectieve uitvoeringskracht door onder andere het leiderschapsprogramma, teamontwikkeling en persoonlijke ontwikkeling van onze medewerkers waardoor iedereen beter kan bijdragen aan onze collectieve opgaven. Daarnaast hebben we stappen gezet in procesoptimalisatie en data gedreven werken met als doel om onze dienstverlening effectiever te maken.
Binnen de doelen 9.1.1 Ambtelijke organisatie, 9.1.3 Informatievoorziening en 9.1.4 Bedrijfsvoering is hier meer informatie over te vinden.

Rechtmatigheidsverantwoording
Door middel van de rechtmatigheidsverantwoording geeft het College een oordeel over de eigen jaarstukken.

Het college geeft in de rechtmatigheidsverantwoording aan in hoeverre de in de jaarrekening verantwoorde baten en lasten, en ook de balansmutaties, rechtmatig tot stand zijn gekomen. Dit houdt in dat deze in overeenstemming zijn met de bepalingen vermeld in het normenkader 2025 waarin de relevante wet- en regelgeving zijn opgenomen. Het betreft een fout wanneer de geldende wet- en regelgeving niet is nageleefd. Bij een onduidelijkheid kan het college (nog) niet aangeven is er sprake is van een fout of niet. In de financiële verordening zijn de uitgangspunten voor het financieel beleid, alsmede voor het financiële beheer en voor de inrichting van de financiële organisatie vast. Het normenkader 2025 is op 15 december 2025 vastgesteld. In deze raadvergadering zijn de volgende goedkeuringstoleranties voor de accountantscontrole op getrouwheid en de rechtmatigheidsverantwoording vastgesteld:

• De goedkeuringstolerantie voor de accountant is vastgesteld op 2% van de totale lasten, exclusief dotaties aan reserves (€ 16 miljoen).
• De verantwoordingsgrens voor de rechtmatigheidsverantwoording is vastgesteld op 2% van de totale lasten, exclusief dotatie aan reserves (€ 16 miljoen).
• De rapporteringstolerantie is vastgesteld op 10% van de goedkeuringstolerantie (€ 1,6 miljoen).
• De rapporteringstolerantie van specifieke uitkeringen is vastgesteld op:
  - € 12.500 indien de lasten ≤ € 125.000;
  - 10% indien de lasten > € 125.000 ≤ € 1 mln.;
  - € 125.000 indien de lasten > € 1 mln.

Toelichting bij de rechtmatigheidsverantwoording
Bij de rechtmatigheid gelden er een drietal criteria; het begrotingscriterium, het voorwaarden criterium en Misbruik en Oneigenlijk gebruik criterium.

Begrotingscriterium
Onderschrijdingen van lasten of onder- of overschrijdingen van baten kunnen onrechtmatig zijn. Dit is het geval als onderschrijdingen van baten of lasten of overschrijdingen van baten niet tijdig in de (bijgestelde) begroting zijn verwerkt. Raad en college hebben via de financiële verordening invulling gegeven aan het begrip tijdigheid.

Uit de analyse op de begrotingsrechtmatigheid blijken geen onrechtmatigheden die moeten worden opgenomen in de rechtmatigheidsverantwoording.

Voorwaardencriterium
Binnen het normenkader Financiële rechtmatigheid 2025 wordt er getoetst of onze inkopen en aanbestedingen voldoen aan de Europese aanbestedingsrichtlijnen. Geconstateerde afwijkingen vallen daarmee onder de reikwijdte van de rechtmatigheidsverantwoording.

In 2025 zijn er een aantal onrechtmatigheden geconstateerd bij de Europese aanbestedingen. Door de aard van de controle is het risico op materiële fouten voldoende gemitigeerd. De individuele rechtmatigheidsfouten zitten allen onder de rapporteringstolerantie van € 1,6 miljoen. Het totaal van de aangetroffen onrechtmatigheden op de aanbestedingen is ongeveer € 4,3 miljoen. Dit is ruim beneden de verantwoordingsgrens van € 16 miljoen.

In 2025 zijn er maatregelen genomen om een structurele verbetering te bewerken op de rechtmatigheid, voorspelbaarheid en controleerbaarheid van de inkoopprocessen. Parallel aan deze maatregelen wordt er gewerkt aan een structurele versterking van de inkoopfunctie. De kern hiervan is een uniform en digitaal inkoopproces. Met deze ingezette en voorgenomen maatregelen wordt toegewerkt naar een aantoonbaar betere naleving van de aanbestedingsregels, een vollediger en betrouwbaarder contracten- en verplichtingenoverzicht en meer voorspelbare en controleerbare inkoopprocessen.

De conclusie is dat er uit de controles geen bevindingen zijn ten aanzien van het niet voldoen aan het voorwaardencriterium die moeten worden gemeld in de rechtmatigheidsverantwoording.

Misbruik en Oneigenlijk gebruik criterium

Uit controles zijn geen bevindingen naar voren gekomen die vermeld moeten worden in de rechtmatigheidsverantwoording.

Indicatoren

Uiteraard worden ook in 2025 de 5 verplichte BBV-indicatoren gebruikt.

Deze indicatoren geven inzicht in de omvang en kosten van het ambtelijk apparaat. De kosten hebben betrekking op alle personele en materiële kosten die verbonden zijn aan het functioneren van de organisatie en die het realiseren van de ambities van de stad faciliteren.
Formatie en bezetting geeft inzicht in het aantal fte per 1.000 Zwolse inwoners die hiervoor nodig zijn voor wat betreft personele capaciteit. Binnen Zwolle wordt niet gewerkt met een formatieplan, waardoor geldt bezetting = formatie.
De indicator inhuur betreft alle werkzaamheden uitgevoerd door personen waarmee geen arbeidsovereenkomst is afgesloten. Het kan gericht zijn op zowel uitvoeringskracht als op specifieke expertise of deskundigheid.
De apparaatskosten en overhead hebben betrekking op kosten die gemaakt zijn vanuit de sturing en ondersteuning van het primaire proces (de beheertaken en ambities van de stad). Kapitaallasten (mits gerelateerd aan het functioneren van de organisatie) zijn onderdeel van de apparaatskosten, evenals direct toewijsbare kosten en overheadkosten.

In de regeling Beleidsindicatoren zijn de beleidsindicatoren opgenomen die met ingang van begrotingsjaar 2017 moeten worden opgenomen in de programma's. De meest actuele set beleidsindicatoren en bijbehorende gegevens kunt u vinden op de website Waarstaatjegemeente.nl via de tegel “Besluit Begroting en Verantwoording”. De vergelijking van de gemeente Zwolle ten opzichte van andere 100.000 - 300.000 gemeenten per 1 oktober 2025, vindt u hier.